(三)协调能力。

协调是秘书部门的一项重要职责，秘书人员必须具有良好的协调能力，使协调对象达到和谐统一。这种能力表现在：一要熟悉有关政策、法律和规章制度，准确把握领导意图和被协调者的情况，这是协调的依据。二要把局部与整体、微观与宏观联系起来进行考虑，紧紧把握全局利益，这是协调的方向。三要善于发现矛盾的焦点，捕捉那些“牵一发而动全身”的关节，这是协调的关键。四要根据具体情况，灵活运用各种协调方法与手段，有较强的变通能力，这是协调的艺术。

秘书的办事能力

当代秘书每天要面对大量的事务工作，如文书事务、接待事务、会议事务、领导者交办事项等。可以说，办事成了秘书的一项基本职能。秘书人员必须具备较强的办事能力，这是提高办公室工作效率的重要途径，也是发挥秘书参谋作用的前提条件和保障因素。一名秘书纵使多思善谋但如果反应迟钝、办事拖拉、效率低下，就不会成为现时代所需要的秘书人才。

秘书办事的范围广、内容多、头绪杂，这要求秘书人员做到：一要有较强的应变能力，即能根据事务工作的不同情形和特点迅速及时地予以办理，尤其是突发事件的处理对秘书的办事能力提出了很高的要求。二要有较强的交际能力，能够熟悉各种关系的渠道，善于沟通感情，长于待人接物，能有效地建立和处理各种复杂的人际关系，以提高办事效能。三要有较强的变通能力，不墨守成规，不死套框框，能在坚持正确原则的前提下，把事情灵活机动地加以解决。

秘书的事务工作具有明显的被动性，是一种受外力制约的被动型活动。秘书工作者应树立明确的服务观念，始终把领导活动的需求当作事务工作的出发点和着眼点；同时又要强化主动意识，在被动中求主动，在服务中求创新。例如，要准确领会领导意图，创造性地完成交办事项；善于预测，增强办事的预见性；对不同阶段的中心工作或重要活动要积极配合、主动服务。

办事是锻炼和发挥秘书能力的重要领域。在办事中学会办事，既做大事，又不耻于做小事，这应是今天秘书人员的共识。

秘书的操作能力

操作能力是当代秘书高效率实现秘书活动所必须具备的。随着新技术革命对社会各个领域的冲击，秘书仅靠两只手、两条腿、一支笔、一张嘴和刀耕火种的工作方式，已难以适应时代的需求。目前，办公自动化的浪潮对秘书部门产生了深刻的影响，秘书人员要尽快掌握有关知识和技能，适应社会发展，跟上时代步伐。

出谋献策能力。这是一种较高层次的秘书能力。这种能力首先表现在秘书人员对新事物具有高度的敏感性、能在新问题、新理论、新经验形成的初期，即把握它的发展趋势，揭示它的价值，并及时提醒领导，引起注意。其次是，准确理解领导工作的基本思路和本单位发展的基本方向，并据此提出具有预见性、创造性的工作建议，提供决策的备选方案。其三是应变能力，即在出现突发性事件，遇到棘手矛盾时，能及时提出应急处理方案，稳定局面，防止事态扩大、恶化。秘书人员是领导的参谋、助手，所以出谋献策是他们的份内工作，然而他们所出的点子，能否在刀口上，价值、效果如何，都往往会因秘书个人的能力不同而有所不同。

六、秘书的非智力因素

非智力因素的概念

大量事实证明，秘书人员应当具有较丰富的知识，较强的能力，但如果仅有这两方面条件，未必就一定是好秘书。因为秘书从事的是辅助性的工作，是从属于领导的，而领导者的性格、习惯、能力、爱好、要求又是干差万别的，作为下属的秘书人员不可能要求领导者来适应自己，而只能以自身良好的心理素养去适应他们的要求ojb理素养包括情绪、意志、性格、兴趣等，这些因素，虽与人的智力状态没有必然、直接的因果联系，但它又是秘书素质的重要构成部分。

非智力因素的内容及要求

1、稳定情绪，善于自我调节。

情绪，是人们所特有的一种心理现象，它是人们对客观情景的一种心理体验，是客观事物所引起的。情绪具有两极性，美好、如意的情况能引来积极、肯定的情绪，相反丑恶、不顺心的情况则会激起消极、否定的情绪，所谓“喜生于好，怒生于恶”好物乐也，恶物哀也”就是指因情境不同，人会产生不同的情绪，这种不同的情绪会对工作态度发生直接影响。但是，如果一个人具有良好的心理素养，便可理智地控制自己情绪的变化。秘书的工作处于多样而又有复杂变化的环境之中，需要与各种层次的人打交道，如果一遇到不顺心的事，喜怒哀乐即形于色，控制不了自己，显然是不行的。秘书人员应当培养自己稳定的情绪，主要是：第一，持续保持心境平稳。所谓心境，指的是一个人在某一段时间内染上感情色彩的情绪状态，如心情舒畅，闷闷不乐。积极的心境可以使人兴致勃勃，充满自信和信心，思维活跃，富有活力；而消极的心境却让人心灰意懒，无精打彩，思想去变得木纳、迟钝。对秘书人员来说，重要的是养成自我的心理平衡习惯，保持积极向上的心境，即使在受到委曲，遭受挫折时也能控制住自己，不出现一落千丈的情绪波动。第二，不易冲动。冲动是一种强烈而短促的情绪状态，如暴跳如雷，手舞足蹈，嚎啕大哭等。

人的情绪冲动是一种强烈刺激后引起的，在进入冲动状态时，有时可能会失去理智，自控能力明显减弱，甚至引出出格的言论、行动。经验表明，冲动发生的机率与年龄呈反比，年轻人血气方刚比较容易冲动，而秘书中恰恰以中青年人居多，所以中青年秘书特别要注意自觉防止发生冲动。克服冲动，首先要加强修养，增强自控能力，同时要营造和谐的工作环境，良好的工作气氛对冲动的发生有一定的抑制作用。此外，一旦出现有可能引起冲动的外部刺激时，秘书人员要学会转移自己的注意力，这就是把不愉快的事暂时搁置起来，这样做可以延缓冲动的发生，由此冲淡爆发的力度。第三，善于自我调节。俗话说，不如意事常八九。

任何人总会遇到不称心、不如意的事，遇到意外的挫折，所以积极的方法不是回避，而是注意增强良好的自我心理调节能力。君子坦荡荡，受到挫折，要想得开。这种“想得开”是一种境界，要通过磨炼才能达到，首先它和人的兴趣有关，一个兴趣广泛，知识渊博的人，思路视野总是比较开阔的，理智而有度量。孔子曾经说：“物格而后至，意诚而后心正，心正而后身修”。应当承认，这一说法揭示了知至即学识和个人修养的内在联系，浅薄的人易于动怒，知识丰富的则比较理智而有度量，这基本是普遍现象。其次要有正确的苦乐观，苦乐观是人生观的重要组成部分，一个人如在思想上具有接受磨炼的愿望，那么一般说，心理调节能力就强一些，反之，其对艰苦工作的忍受力就差一些。许多事实表明，在工作、生活中多考虑一些困难，在心理上承受意外冲击的能力也就强了。

2、坚强的意志。

所谓意志是指人们自觉地确定目的，并根据目的来支配、调节自己的行动，克服种种困难，从而实现目的的心理活动。秘书的工作在多数情况下都需要靠自觉行动去完成，所以对他们的意志力要求相对说是较高的。

自觉性、果断性和坚持性是意志的三种基本品质。

自觉性表现为，首先，秘书对自己担负的工作有理性的认识，能把琐碎的事务工作和全局联系起来，小中见大，从而能脚踏实地做好每一项具体工作。其次是主动性，如主动领会领导意图，主动出谋献策等等。自觉性是一个人内在的奋发向上的进取精神推动下形成的，因此，它是坚强意志的基础。

果断性是指一个人迅速明辨是非，分清利害得失，并适时当机立断采取相应措施的意志品格。秘书工作有大量非常规的内容，经常会遇到偶发事件，预见不到的情况，小至事务工作的安排，大到突发事故发生，还有一些瞬息即逝的工作机遇，因此在职权范围内必须迅速决断，如果患得患失，优柔寡断，缺乏胆识，或是贻误战机，或是激化矛盾，会使工作陷入被动。果断性从现象看是快速确定目标，界定是非，并立即作出对策，付诸实施，但这一切都是以秘书人员的知识能力为基础的，是一种理性支配下的能动行为，所以果断性不是单纯的先天性格问题，而是经后天学习锻炼逐步形成的。

坚持性，即具有克服一切困难，顽强奋斗的毅力。坚持性表现在两个方面，一是，甘于长期从事单调、乏味、枯燥的事务活动。秘书工作有不小部分是反复重复的具体事务，缺乏坚持性的人任职时间不长就可能产生厌倦情绪，只有坚持不懈，持之以恒的精神，才可能长时期安心工作下去。二是，不怕困难，善于开动脑筋，逾越障碍。特别是在解决老大难问题、敕手弄盾时，能不能最终完成任务，有时往往取决于秘书人员有沿右坚持到底的顽强意志。

3、良好的职业性格。

每一种社会职业都需要有与其工作特点相适应的职业性格。秘书工作所要求的职业性格，第一是稳健，表现为沉静持重、诚实谨慎、踏实稳当。处理问题果断敏捷，善于合理组织调度，工作有条不紊，安排周详，遇到意外情况镇定自若，不张皇失措，与人交往雍容大度，讲究礼貌，谈吐稳重，分寸适当。稳健从现象上看似乎是一个人性格的外在表现，但实质上却是一个内在的知识、能力成熟程度的反映。第二是有较强的应变性，遇到意外情况突然事件，具有“泰山崩于前而色不变，糜鹿兴与左而目不瞬”的姿态，不慌张，不乱套，冷静而又理智地及时采取对策。第三是富有幽默感。秘书从事的多为公务活动，往往是严肃有余而活泼不足，长时期在这种刻板的气氛中工作，不仅会使人感到单调、压抑，而且十分不利人的心智开发，所以用幽默的态度淡化这种气氛是相当重要的。有的人接受任务后心事重重，有的人却轻松愉快，这里一方面固然与个人能力有关，但另一方面也与一个人有没有幽默感有关。幽默是以诙谐风趣而又含蓄意味深长为特征的，没有相当的学识很难达到这种境地，伟大的无产阶级革命家列宁、毛泽东之所以经常可以用形象化的幽默语言来表述严肃的政治理论观点，其根本原因是因为他们有渊博的学识又了解群众的生活语言，所以，幽默感既是一种高品位的性格，同时又是一个人知识水平的反映。

秘书的素养是综合性全面展示秘书人员品德、觉悟、学识、能力和性格特点的问题，大量事实证明高晶位的素养主要是经后天学习、锻炼逐渐形成的，因此，在选拔秘书人员时无疑我们应当讲究这方面的条件，但更重要的是要经实际工作的培养和锻炼，而秘书人员本人则更应注意这方面的努力。

七、秘书人员的职业道德

任人为贤，这是大家公认的用人选才的原则，所谓的“贤”，其实质就是人的品德，所以中国古代选用官吏时就强调“首论行止，次取吏能”，突出了“行止”即道德水平的重要性。秘书是领导者身边的工作人员，他的道德状况会直接对全局工作产生影响，因此，任何单位都十分注意对他们的道德品质作严格的考察。需要强调的是，秘书人员道德素养的要求，不仅仅只是一般干部应具备的道德水准，而且应该是与秘书这一特殊角色所承担的职责相联系的道德素养，即秘书的职业道德。具体有以下几方面：

一、实事求是，忠诚老实

实事求是，忠诚老实是做人的一般准则，但对秘书人员来说，由于他们的角色地位具有上情下达，下情上报的特殊意义，能够直接对领导的工作产生一定的影响，因此实事求是，忠诚老实又必然成为秘书人员十分重要的职业道德。这一道德标准实际包含两方面的内容。首先是在实际工作中处理任何问题必须尊重事实，无论是起草文件，反映情况都应全面准确，一是一，二是二，好就是好，坏就是坏，不能夸大或缩小，不能添枝加叶，也不能隐瞒情况；掌握和了解情况，要深入实际，认真倾听各方面的意见，不能道·听途说；捕风捉影；提各种建议方案要适合单位的实际条件，具有可操作性，不能好高骛远，不着边际，其次是在思想方法上，要坚持理论联系实际，一切从实际出发，不唯书、唯上，实事求是，要敢于和各种“左”的或右的思想倾向作斗争，自觉贯彻我党的思想路线。

二、忠于职守，忠诚可靠

忠于职守是秘书人员首要的职业道德规范，要求秘书人员培育敬业精神，做好本职工作，把自己的职业活动同领导需要和社会利益紧密结合在一起。要有对组织、对工作的耿耿忠心，认真负责，做一个可以信赖的人。忠于职守、忠诚可靠的规范又体现为：

(一)热爱工作岗位。能认清秘书工作的重要地位，不断培养兴趣，努力提高水平，对秘书岗位有强烈的责任心和光荣感。

(二)忠诚秘书事业。中国秘书历来是中国精神的继承者，无论是徐庶终于不为曹操设一谋，还是魏征犯颜直谏唐太宗，都是这种精神的体现。秘书不仅要勤勤恳恳完成辅弼职责，当领导工作出现偏差和失误时，还应从事业着眼，及时提醒或谏议，做诤友，而不做曲意奉迎的阿臣。

(三)认真钻研业务。从事秘书职业有其独特的知识和技术要求，要做好秘书的本职工作，就必须掌握过硬的本领。没有精湛的业务技能，忠于职守只能是一句空话。

三、埋头苦干，默默奉献

秘书是为领导活动服务的，秘书的劳动成果具有潜隐性，它往往需要通过领导工作实绩才能体现出来。当一个会议隆重开幕时，人们看到的是井然的会场、完备的文件和领导者的精彩报告，但很少有人知道秘书人员为此所做的大量幕后工作。党的第八次代代表大会上，毛泽东主席的报告赢得高度赞扬，而这个报告是由秘节田家英起草的。邓颖超在为中办《秘书工作》撰文中指出：“秘书人员，不管在秘书处的，还是在领导人跟前，工作都很辛苦，但他们有一个很好的传统，有一个很高尚的品质，这就是为党的工作埋头苦干，自我献身的精神。”

的确，秘书是默默无闻的奉献者。他们经常要牺牲假日休息，加班熬夜，却很少出头露面、留名得利。没有埋头苦干、甘为人梯、甘当无名英雄的襟怀，是难以成为一个优秀秘书工作者的。邹韬奋先生有段名言：“一个人光溜溜地来到这个世界来，最后光溜溜地离开这个世界而去，彻底想起来，名利却是身外物，只有尽一个人的心力使社会的人多得他的工作的裨益，才是人生最愉快的事。”当秘书，应该有这样的境界。

四、服从领导，顾全大局。

秘书是为领导工作服务的，因此如何处理好与领导的关系是秘书人员经常遇到的一个实际问题。秘书和领导人事实上存在着多层次关系。如工作关系、服务被服务关系、上下级关系、同志关系、朋友关系等，但不论是何种关系，为了有利领导工作，有利本单位管理、业务的开展，领导和秘书之间必须有一种融洽、和谐的联系。否则任何一个层面的关系都不可能是协调、顺畅的，但大量事实又证明，融洽、和谐的关系是受领导与秘书双方各自的才干、气质、性格、喜好、习惯等诸多因素制约的，从秘书自身的道德因素讲，要具有服从领导、顾全大局、严格按领导意图办事的素质。首先，要时时认清自己辅助性的角色位置，即是领导的参谋助手，是从属辅助者，而不是主角、决策者，并以此来调节自己的言行。比如在辅助决策时要积极地发挥自己的智慧才干向领导提建议意见，但在领导决策后又必须严格按领导意图办事。决不以任何形式另搞一套。又比如，未经领导批准，决不自作主张，擅自行动，即使遇到必须立即处理而又来不及请示的，也要尽可能做到边应急边请示，或应急后及时汇报，等等。总之，无论在什么情况下都要注意严格约束自己，不能和领导者相提并论。其次，在日常工作中，要尊重领导，谦虚礼貌，对领导层中的各领导成员，不论其资历深浅，年龄大小，能力强弱都要一视同仁，兢兢业业地完成领导交办的每一件工作。如遇到领导出现失当的言行时。要从维护领导层形象角度积极“补台”，在任何场合都不传播不宜公开的有关领导层的方方面面问题。如被批评，不论是正确还是有所偏颇，都应以“有则改之，无则加勉”的精神来处理，即使是发生原则性差错，也要注意顾全大局，不要耿耿于怀，不在公开场合顶撞。其三是要以同志关系为基础，做好服务工作，包括对领导者生活上细微的照顾安排。当然尊重领导，并不是一味顺从，不要原则，对他们违规，犯错误的做法也迁就、迎合，甚至沆瀣一气、同流合污。对个别领导出格的活动，一个高素质的秘书人员是不会置若罔闻的，他们必然会出以公心，以恰当的方法，进行劝说、提醒，或按一定组织程序向上级反映。尽管这种情况是极少发生的，但秘书人员应当有这样的原则，因为现在我们国家秘书和领导者的关系与旧时代官僚机构中上司和下属的关系毕竟是有本质区别的，而且实践也证明，在领导人出现原则性错误时，秘书人员越是清醒，是非观念越强，就越有利做了错事的领导改弦更张。

五、公道正派，坚持原则

我们认为公道正派对秘书人员来说应该被视为包括待人办事的处世态度和行为仪表两方面内容的职业道德规范。首先，作为处世态度，它所要求的是为人光明磊落，胸襟袒诚，不搞阴谋诡计，不阳奉阴违？不当面一套，背后一套。处理问题，讲原则，秉公办事，不徇私情。对上级要服从领导、听从指挥、忠于职守、热情服务，但绝不献媚阿谀、巴结讨好。特别是在领导层存在矛盾，发生分歧时，能坚持党性立场，积极通过自己的工作，努力化解矛盾，绝不搞政治投机，亲一面、疏一面，看风驶舵、见眼行事，发表不负责任的议论，加剧矛盾。对同事，讲情谊、讲团结，有宽容、忍让精神，即使是对反对过自己的人，也决不做无中生有，向领导进谗言，打“小报告”等整人、打击报复卑下的小动作。对基层和群众，满腔热忱，努力为他们排忧解难，协助解决困难等等。总之，无论对人、对事都要显示一身正气，表现不图私利、自尊、自爱、自重、自强、正直袒荡的形象。其次，行为举止端庄，服饰整洁大方，谈吐文雅礼貌，无论是在办公室工作，还是参加礼仪社交活动都能给人以讲文明，有教养的印象，有良好的职业形象。实践证明，一个人的服饰，审美能力，举手投足，言语活动，在一定程度上可以折射出他的为人品位，因此加强这方面的修养，对秘书树立自己的正派而又公道的公众形象是有相当大关系的。

六、廉洁奉公，不以权谋私

由于秘书是在领导身边工作的，经常受领导指派向下传达指示，外出联系工作，办理事务，承担决策中的事务工作，下级部门，群众的许多意见、要求也必须经由秘书向领导转达。因此，尽管秘书所承担的任务也不过是服务性的工作，但它的影响、作用都不同寻常，在许多人眼里秘书是仅次于领导，握有很大权力的人，对此，有些头脑不清醒的秘书人员，会不自觉地把自己放到超人一等的地位，个别私心杂念很重的秘书人员则会利用自己特殊的角色地位去谋取私利。而一些心术不正的人，为了达到巴结领导的目的，也往往把拉拢秘书作为突破口，许多事实都证明，由于秘书人员不谨慎，被人利用，会造成很恶劣的后果。因此，秘书人员必须充分认识自己所处地位的特殊性，要坚持把廉洁奉公作为处理公私关系的原则。它既是一条组织原则，也是秘书人员必须具备的职业道德。首先，要严格要求自己，摆正公私关系，在任何情况下，都不能利用自己直接在领导身边工作的有利条件去谋取超常的个人利益。其次是正确对待和使用领导委托的权力，绝不能以自己的特殊工作条件或借领导机关、领导同志的名义乱拉关系，对来自下屑单位、个人的请求，既要热情帮助，又要合理有度。不感情用事，不滥递条子、滥送消息。对企图利用秘书，打通关节居心不良的个别人，则要坚决抵制。总之，要通过自己公道、正直的办事风格，来实践廉洁奉公的准则。

七、遵守纪律，严守秘密

纪律作为一种行为规范，本身具有一定的强制性，在纪律适用范围内，每一个人都必须认真执行，但是，对秘书人员来说，遵守纪律却不只有强制、被迫的意义，而应该成为自责、自律的道德规范，成为自觉的行动。作为领导身边的工作人员，除了必须自觉遵守一般工作人员应当遵守的各方面纪律外，做好以下几方面有特别重要的意义。

1、自觉维护领导机关的威信和领导班子内部的团结。

领导班子的威信和领导人之间团结、和谐的关系，是实施有效领导十分重要的前提条件，然而，在任何情况下班子内部各领导人彼此之间意见、认识完全一致的情况毕竟是不多的，他们相互之间对某些问题有不同认识，甚至有较大意见分歧，也是很正常的，大多数问题可以通过正常的渠道和方式得到解决。秘书人员因工作关系对这种情况一般是比较了解的，如有条件，应多做沟通、化解矛盾的工作，而绝不可偏袒一方，激化矛盾，更不可把这些内容张扬出去，即使是问题解决之后，也不可把这方面的“内幕情况”对外披露。

2、严格按有关的工作程序办事。

秘书的工作，无论是秘书部门内部的还是领导交办的属于全局范围的任务，总有一定的处理程序，比如文件的传递先后，情况报告的传递流程都有比较规范的过程这些过程往往不只是时间先后的问题，而是蕴涵着不同领导正确、适时行使权力的问题，该先阅批的领导滞后阅批，或不该扩大范围的内容超出了传阅、报告范围，应当按级上报的越级上报等做法，都有可能造成办公秩序的混乱，甚至引起领导层内部彼此的误解、分歧。所以，秘书人员必须注意这种秩序，切不可擅自作主。

3、严格遵守保密纪律。

在一个单位中，秘书人员是接触机密最多的，通过文书处理、参加会议和完成交办任务等，他们能了解到各种各样的机密内容，所以保密与秘书有着必然的联系。从以往发生的泄密、失密事件教训看，秘书人员必须从两个方面把住保密关：一是工作认真负责，严格按保密守则办事，不因个人过失，发生丢失机要件或其他形式的泄密事件；二是要有高度警觉性，对别有用心刺探机密的行为作坚决斗争。现在，在各基层单位，属于政治机密性文件已越来越少，而商业性的科技、商品机密却越来越多，这些内容虽然没有政治性质，但一旦发生泄露也会给本单位造成严重的经济损失，因此秘书人员对此也不可掉以轻心。

八、谦虚谨慎，平等待人

秘书部门是领导机关的“窗口”和“门面”，秘书人员的一言一行、一举一动直接关联着领导机关的作风和领导者的形象。对此，秘书工作者不应产生一种优越感、特殊感，而应时时处处从严要求自己，特别要注意谦虚谨慎、平等待人，切忌居高临下、指手画脚、上恭下踞、甚至以势压人。秘书人员要密切联系群众，做领导与群众沟通的纽带与桥梁。那种“门难进，脸难看，话难听，事难办”的官僚作风是要坚决革除的。长期在中央从事秘书工作的李欣同志总结的“四忌”(一忌命令口气，二忌急躁情绪，三忌言重伤人，四忌语调生硬)值得我们借鉴。

秘书谦虚谨慎、平等待人的道德规范，还要求当代秘书强化公共关系意识，言谈适度而得体，举止文雅而优美，体现修养，展示风度，通过自己的努力，为领导和机关树立良好的形象。

八、秘书的心理品质

秘书活动是一种十分复杂繁重的脑力劳动。当代秘书活动的紧张性、快节奏和高压力，都对秘书的心理品质提出了越来越高的要求。在对秘书人员进行培养、选拔、考核、配置等工作中，应重视心理品质这一重要条件。秘书在自我发展、自我完善的进程中，也要努力加强心理修养的自觉性。

秘书的兴趣

兴趣是人们积极探究某种事物或从事某项活动的意识倾向，即人们通常所说的爱好。兴趣以需要和动机为基础，是和一定的情感体验联系着的。当一个人对某种事物发生兴趣时，就会把自己的注意力经常集中和趋向于这种事物上，并对该事物产生一定的情感。

皮亚杰说，一切有成效的工作必须以某种兴趣为先决条件。在秘书活动中，兴趣具有十分重要的作用。首先，秘书的兴趣一旦形成，就会像磁石一样吸引着秘书的注意力，促使秘书围绕它建立起一系列的目标体系，以百倍的精力、满腔的热情去从事本职工作。带着这种浓厚兴趣工作的秘书，纵使别人看来又苦又累，他也会感到苦中有乐、其乐无穷。其次，良好的兴趣能促使秘书自觉地去积累相关知识掌握专业能力，提高自己的职业素质。再次，兴趣还能使秘书在工作中产生愉快、兴奋等积极的情绪体验，使工作效能得到显著提高。据研究表明：一个人对工作有兴趣，可发挥他的全部才能的80—90％；反之，只能发挥20—30％。另外，秘书的某些业余兴趣，如养鱼、养花、下棋等，还可丰富生活，陶冶情操，增进身体健康和心理平衡。

现代社会的日益发展，使得秘书活动的范畴和职能不断地扩大，一个秘书如果没有开阔的思路、广博的知识是不能适应这种形势的。这就要求秘书必须具有广泛的兴趣，培养兴趣的多向性。秘书不仅要有广泛的兴趣，而且要在广泛性的基础上建立中心兴趣。中心兴趣的建立要充分考虑秘书的职能和辅助对象的需求，围绕秘书活动的目标，既当通才，也是专家。秘书的情感

所谓情感，是人对客观事物是否符合其需要而产生的内心体验。与人的需要相符合，能使人得到满足的事物，人们就会对它产生肯定的、积极的情感(如满意、愉快等)；与人的需要不相符合，不能使人得到满足的事物，人们就会产生否定的、消极的情感(如不满、哀伤等)。在秘书活动中，情感既可起到正向的推动作用，也可起到反向的减力作用。它悄无声息地参与了秘书的思想和行为，不知不觉地影响着秘书的工作和学习。因此，应该认真研究秘书情感的内容、形式、规律及其对秘书活动的影响。

(一)秘书情感的内容

1、道德感。道德感是根据社会道德的行为标准进行自我评价时所产生的态度体验。人的行为符合社会道德行为标准，就会产生积极的肯定的情感，反之就会产生内疚、痛苦等消极的否定的情感。作为一名合格的社全主义秘书工作者，其道德感应该包括：爱国家、爱人民、爱社会主义建设事业的爱国主义情感；对同事团结、友爱、互助、合作，对所属集体关心爱护的集体主义情感；积极承担社会职责的责任感以及正义感、良心感、荣誉感、幸福感等方面。这些高尚的道德感，是推动秘书工作的重要动力。

2、理智感。理智感是人认识和追求真理的需要是否得到满足而产生的情感体验，它是秘书不断认识客观世界的内在动力。理智感总是与人的求知欲、好奇心及追求真理的渴望相联系，它能够使秘书在履行职责的过程中，解放思想，破除迷信，孜孜探求，把自己的创造精神激发出来。秘书的理智感还影响着秘书政治立场的坚定性，只有有理智感的秘书在政治立场上才是靠得住的。

3、审美感。审美感是人在对客观事物及其艺术表现的美与丑的评价时产生的情感体验。人们根据自己美的需要来评价自然现象、社会现象和艺术作品，当客观事物的内容和形式符合人的美的需要就会产生赞颂、感叹、爱慕等情感体验，反之会产生反感、唾弃、痛恨等情感体验。秘书要有艺术家的品格，善于发现秘书活动中五彩斑斓的美好事物，正确区分美和丑，并按照美的规律改造目身和世界。例如：秘书的工作方式和方法，要运用美的原则和力量加以优化和推进；秘书的言行举止，要按照美的规律加以塑造，努力使自己成为一个具有风度美、气质美、语言美、行为美的尽可能完美的人。

秘书的意志

意志是人自觉地确定目标支配行动去克服困难，实现预定目标的心理过程。意志体现了人的能动性，总是在实践和行动中表现出来。

秘书为实现某种预想目的，积极地去改造客观事实不断地克服种种困难，这就离不开意志的参与。当代秘书工作繁重复杂，难度很大，在上下，左右、内外诸多压力之下，没有良好的意志品质是很难顺利完成任务的。所以说加强意志品质的锻炼和修养，是今天秘书面临的一个重要的课题也是成功秘书必需的素质要求。秘书良好的意志品质包括以下四个方面：

(一)自觉性。这是秘书对自己行为目的的正确性和重要性的认识并充分认识到自己行为的社会意义。秘书意志的自觉性表现在：1、对行为目标的自觉认识，使自己的行为符合社会需要和组织目标。2、在迈向目标的道路上，自觉排除各种干扰和诱惑使行为具有坚定性。3、能根据领导活动和秘书工作的需要，调节自己的行动寻求被动性与主动性的辩证统一，使行为具有适应性。自觉性是秘书良好意志的源泉。与自觉性相反的是受示性和独断性，前者表现为盲目接受他人的意见、劝告、暗示等影响，如有的秘书只看领导眼色行事，缺乏主见，易于动摇；后者表现为盲目抗拒他人的提示、建议、想法等影响，无论正确与否一律拒之于“千里之外”。这两种情形，都是意志脆弱的表现，必须加以克服。

(二)果断性。果断性是指能在紧急情况下明断是非，迅速而正确地作出决定，并落实决定。秘书工作中常有偶发事件、突发事件的处理，秘书要做到在紧要关头保持清醒的头脑，机智果断，解决问题。秘书意志品质中与果断性相反的是优柔寡断和草率从事，前者面对紧急情况犹豫不决，踌躇不前，患得患失，迟迟作不出决定，后者则多因懒于思索而轻举妄动、草率抉择，结果都解决不了问题。

(三)坚持性。这是指秘书能在较长时间内克服重重困难，保持充沛的精力和坚韧的毅力，百折不回地达到目的。秘书工作经常是繁琐和重复的，时效性强，从属性强综合性强，如果没有顽强的坚持精神，是很难做好这项工作的。与坚持性相反的是顽固性，有的秘书不管何种情形下都固执己见，一意孤行，就是顽固的体现。

(四)自制性。自制性是指秘书能够完全控制和支配自己的情绪，约束自己的行为，使之符合客观需要。秘书的地位，决定了他必须具有很强的自我控制的意识和能力；否则，感情用事，轻举妄为，就会造成工作上的失误和被动。

秘书的气质

气质是个体比较稳定的心理活动的动力特征。人的所有心理活动和行为都受气质的影响，它使秘书工作者的全部心理活动都染上一种浓厚的色彩。气质具有稳定性。虽然在环境和教育的影响下，气质也会发生一定的变化，但较之其他的心理特征，气质的变化缓慢得多。

古希腊医生希波克拉特认为每个人身上都有血液、粘液、黄胆汁、黑胆汁四种体液，四种体液在不同人身上比例不同，就形成了四种不同的气质。其后，古罗马医生盖伦又据此提出了胆汁质、多血质、粘液质、抑郁质四种气质类型。

在秘书活动中，不同气质类型的秘书具有不同的特征，应从提高效率、做好工作出发，予以认真研究和安排。例如：多血质的秘书主动灵活，交际力强，但缺乏持续性，兴趣易转移，安排重要任务不能不考虑到这一点；胆汁质的秘书热情、认真、果断，但容易感情冲动，影响工作的开展；粘液质的秘书遇事沉着冷静，长于实干，稳定性强，但往往反应较慢，动作迟缓；抑郁质的秘书敏感细心，一丝不苟，但性情孤僻，优柔寡断。这些不同的气质对秘书活动各有优劣。无论哪种类型，只要品德高尚，意志力强，都能通过不断修养而成为合格的秘书工作者。

秘书进行气质修养的途径很多，其中主要有：

(一)自我控制。人都有其主观能动性，都有不同程度的自我意识和自控能力。秘书人员要清楚地意识到自己气质的优势和缺陷，按照自己的社会性对自己的生物性进行有目的调节和改造，努力使自己的气质符合秘书活动的需要。

(二)职业影响。秘书的气质主要是由后天的社会生活养成的，什么样的环境，往往会养成什么样的气质。特别是职业环境，天长日久，会促成一个人的气质趋向职业活动的需求。例如：外向气质的秘书多做文字档案方面的工作，内向气质的秘书多做联络接待等与人打交道的工作，都会影响气质的发展。因此，秘书要积极投身到蓬勃生动的职业活动中去，在不断的实践中锤炼和塑造自己的气质。

(三)行为相反。这就是针对自己气质中的弱项，有意识地寻找与之相反的工作，有目的地改造自己的气质。例如：胆汁质的秘书，其弱点是暴躁粗鲁，那就可以多找一些誊写文稿、立卷编目、练习书法等平凡细致的工作去做；粘液质的秘书需要克服其反应迟缓的弱点，应该多做些实地调查、对外联络等要求动作敏捷的工作。这种行为相反的方法，如果能持之以恒地加以运用，会收到十分明显的效果。

秘书的性格

性格是个性中最重要的心理特征，是一个人对现实的稳定的态度和习惯化的行为方式。恩格斯说过，人物的性格不仅表现在他做什么，而且表现在他怎样做。“做什么”反映了对现实的态度，“怎样做”反映了行为方式。

例如：一个秘书在各种场合都表现得热情忠厚，与人为善，虚心谦逊，严于律己，幽默开朗，遇事坚毅果断，深谋远虑。这种对人对己对事的稳定态度和习惯行为方式所表现出来的心理特征，就是这位秘书的性格。那些一时的、偶尔表现出来的态度和行为方式，不能看成此人的性格特征。

秘书的社会地位、工作性质和职业特点，决定了他们有与其他职业不同的性格特征。这些特征包括以下几个方面：

1、意志坚强。秘书工作是一项十分繁重而复杂的劳动，秘书必须具有坚韧不拔、百折不回的毅力，克服各种困难，实现自己的职能。秘书要有较强的心理承受能力，对来自领导、基层和外界的种种压力能够从容应付，任劳任怨。秘书在辅助领导的过程中要能够坚持原则实事求是，自觉抵制不正之风，做领导忠实的参谋和助手。秘书还要严于自律，自制力强，努力克服自身的缺点和不足，成为一个意志坚强的人。

2、灵活应变。秘书不仅要有意志坚强的性格，还要有机敏灵活的性格。秘书工作涉及面广、变化性强，秘书要有敏锐的观察力和迅速的判断力，善于沟通，长于协调，既不丧失原则，又不激化矛盾，特别是在遇到突发事件和复杂情景时，能够机警灵活，随机应变，使问题得到及。时而恰当的解决。可以说，现代秘书工作对秘书的适应能力和应变品格提出了很高的要求，那种墨守成规、反应迟钝、不讲求效率的秘书已远不适应现时代的需要了。

3、幽默。幽默是人类宝贵的心灵财富，是情感优裕和自由的展现。在生活和工作的诸多困惑面前，幽默能帮助你化被动为主动，变尴尬为愉悦，以轻松的微笑代替沉重的叹息。

秘书工作内容繁杂，压力很大，有时不免产生烦躁、厌倦之情，具有幽默感的秘书。则能以出众的机智和精美的语言化解困境，超越挫折，获得良好的心境，保证工作的顺利进行。秘书在交往活动中运用幽默，可以使人感到亲切轻松，易于沟通情感，取得理解，消除陌生和紧张，营造和睦的交际氛围。因此，秘书应该具有幽默的性格。

4、合作。秘书应有乐群、合作的性格，宽容待人，助人为乐，不与别人斤斤计较，不因小怨小隙而存嫌。对于所服务的领导者要多加体谅，主动热情，细致周到。对于秘书部门的其他工作人员，要开诚布公，谦逊虚心，严格要求自己，维护集体的团结。